建筑档案资料管理制度

时间：2024-05-10 08:42:07 思颖管理制度我要投稿

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建筑档案资料管理制度范本（通用11篇）

　　在日常生活和工作中，越来越多人会去使用制度，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编为大家整理的建筑档案资料管理制度范本，仅供参考，大家一起来看看吧。

建筑档案资料管理制度范本（通用11篇）

　　建筑档案资料管理制度 1

　　第一章总则

　　1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

上海龙凤1314 shlf　　1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

上海龙凤1314 shlf　　1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。

上海龙凤1314 shlf　　1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

　　第二章工程档案管理机构的职责

　　2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。

上海龙凤1314 shlf　　2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的.收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

　　2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。

　　第三章项目工程档案管理流程

上海龙凤1314 shlf　　3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

　　3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

　　3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。

上海龙凤1314 shlf　　3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

上海龙凤1314 shlf　　3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。

上海龙凤1314 shlf　　档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。

　　3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。

上海龙凤1314 shlf　　工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

　　第四章项目工程档案管理

　　4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

上海龙凤1314 shlf　　4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

上海龙凤1314 shlf　　4.3档案收集工作的要求

上海龙凤1314 shlf　　(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;

　　(2)遵循档案的自然形成规律;

　　(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;

　　(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;

　　(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。

　　4.4工程项目资料的收集管理

上海龙凤1314 shlf　　4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

　　4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。

上海龙凤1314 shlf　　4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。

　　4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。

上海龙凤1314 shlf　　收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

　　4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

　　4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

　　4.6项目工程档案的分类要求

上海龙凤1314 shlf　　(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;

上海龙凤1314 shlf　　(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;

上海龙凤1314 shlf　　(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;

上海龙凤1314 shlf　　(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。

　　4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。

上海龙凤1314 shlf　　4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。

　　4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。

　　4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

　　4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。

上海龙凤1314 shlf　　4.8项目档案案卷管理

上海龙凤1314 shlf　　4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。

　　4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

上海龙凤1314 shlf　　4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

上海龙凤1314 shlf　　4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。

上海龙凤1314 shlf　　项目档案号=分类号+案卷顺序号。

　　4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

上海龙凤1314 shlf　　4.10工程项目资料的更改

　　4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。

上海龙凤1314 shlf　　4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。

　　4.11工程项目档案的借阅

　　需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。

上海龙凤1314 shlf　　4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。

上海龙凤1314 shlf　　4.13工程项目合同管理

上海龙凤1314 shlf　　工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。

　　工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。

　　工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。

　　第五章附则

上海龙凤1314 shlf　　5.1本制度由项目部负责解释。

上海龙凤1314 shlf　　5.2本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日生效实施。

　　建筑档案资料管理制度 2

上海龙凤1314 shlf　　一、指定一兼职资料员负责公司文档的全面管理,负责管理处/站所有文件(上级文件、通知、命令、公函、总结、报告等)和资料(技术资料、公司资料、员工档案、政府法规、住户档案等)的分类、收集和保管。

上海龙凤1314 shlf　　二、资料管理人员须对来文发文进行登记,及时合理归档,归档时按资料分类方法进行分类,以便查阅,对于可进入电脑的资料及时输入电脑。

上海龙凤1314 shlf　　三、接收文档资料必须认真验收,并办理交接登记手续。

上海龙凤1314 shlf　　四、任何人员借阅相关文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

　　五、属公司机密文件,要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室;员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

上海龙凤1314 shlf　　六、对于产权人及用户的相关资料,对管理相关的'人员可查阅,不得给其他无关人员。

　　七、经常对档案进行检查、清理、核对,时间长的文件资料应分类装订成册,以备查阅;已失去保存价值的档案根据上级档案部门规定档案保管期限,经相关领导批准后进行销毁;对受损、变质档案,及时修补和复制;做好资料的防火、防盗、防潮、防虫等工作,以确保文档完整。

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上海龙凤1314 shlf　　一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种载体形式的历史记录收进档案室。

上海龙凤1314 shlf　　二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列整齐、美观。

　　三、档案收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、真实。

上海龙凤1314 shlf　　四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，及时入库。对借出的档案要按期限及时归还。

　　五、室藏档案、资料要每半年清点一次。

　　六、要加强对档案的'安全工作，制定"八防"，配齐防火、防盗、防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。

上海龙凤1314 shlf　　七、档案室由档案干部专人管理，查档人员及其他人员不得随便进入。

　　八、对应该立卷归档的材料必须由幼儿园各部门收集齐全，并进性整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。

上海龙凤1314 shlf　　九、归档范围：凡是幼儿园工作活动中形成的能反映本园工作活动，具有查考利用价值的文件、材料、图片等均属归档范围。

上海龙凤1314 shlf　　十、归档时间：各部门应在每学期放假前将本学期的文件材料收集齐全，按照归档要求整理好，移交幼儿园档案室。交接双方根据交接目录清点校对，并履行签字手续。

上海龙凤1314 shlf　　十一、归档要求：

上海龙凤1314 shlf　　1、归档的文件材料要字迹清楚工整，一律使用碳素墨水或黑色水笔书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩色笔、复写纸，普通打印、复印撰写和批示文件材料，必须用复印机复印，喷墨或激光打印机打印的正规影印件。

　　2、归档的文件材料要保持他们之间的历史联系，区分保存价值，科学的立卷、分类、编目。

　　3、档案标题要简明确切，保管期限划分准确，便于保管和利用。

上海龙凤1314 shlf　　十二、本制度从2012年9月2日起执行。

　　三河镇清平幼儿园

　　20xx.9

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上海龙凤1314 shlf　　(一)试验室内业资料包括试验检测资料、规范、标准、专业技术图书、文件及仪器设备档案等;各级试验机构应有专人管理。

　　(二)档案资料应指定专人管理试验检测资料,试验检测资料应及时收集、整理,按不同试验检测项目分别编号、放置;档案盒内应有卷内目录,资料按卷内目录有序放置;无关人员不得随便查阅,需要借阅时,应经试验室主任批准,管理人员应办理借阅登记手续,借阅后要及时收回,以免丢失。

上海龙凤1314 shlf　　(三)标准、规范、技术图书应实行登记造册,分别编制目录,供查找方便;及时掌握新标准、规范变更情况,适时收集补充,不得采用作废标准。

　　(四)文件应按内部、外部进行登记分类保管,内部文件较多时,可再分为上级、同级、下级进行管理,年底按文件档案管理要求归档。

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上海龙凤1314 shlf　　档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是学校管理和教育、教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是学校常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下：

　　1、成立档案资料工作领导小组。由一名校长分管、校长办公室主任具体负责，教导处、总务处、教研组有关人员协助工作。

　　2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

　　3、学校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案各种计划与安排，各种会议学习记录。群团教代会材料等分别由职能部门收集，交行政和校长办公室整理，交档案资料员，由档案资料员整理、装订、归档。

上海龙凤1314 shlf　　4、学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案等由教导处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

上海龙凤1314 shlf　　5、学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由事务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

上海龙凤1314 shlf　　6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。

　　7、积极做好档案资料的'“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

　　8、档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。

　　9、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

　　10、按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。

　　11、按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。

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　　为加强集团公司安全档案资料的统一归口管理，使各项目在生产经营过程中的各种安全管理资料完整保存，为职业安全健康体系的监督审核、安全生产许可证的审验及日常安全生产管理工作的改进、更新、查阅、事故调查处理等诸多问题提供依据，特制定本制度。

上海龙凤1314 shlf　　第一章安全档案资料管理人员岗位责任

　　第一条积极学习安全生产法律、法规知识，掌握安全生产技术规范，熟悉安全资料管理业务，了解集团公司、单位安全生产业务范围。

上海龙凤1314 shlf　　第二条用科学的方法管理安全资料，熟悉各项方针政策和各项规章制度。

　　第三条具体监督和指导项目做好安全资料的整理、接收、归档工作，检查资料是否齐全，各种报表是否符合要求，不同项目分别保管，不断提升管理水平。

　　第四条做好各种安全资料的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等工作，熟悉资料保管情况。采用适用的查阅方法，迅速准确的查调资，做到积极、主动、为生产一线服务。

上海龙凤1314 shlf　　第五条保护安全资料的完整齐全，未经批准不得擅自销毁。

上海龙凤1314 shlf　　第六条对一些有利用价值的安全资料，不得擅自处理。

　　第七条创造条件，做好安全资料的编制研究工作。

上海龙凤1314 shlf　　第二章安全档案资料的接收

　　第八条安全资料实行统一管理，服务于各项目安全生产工作。

上海龙凤1314 shlf　　第九条凡属集团公司内的一切安全资料均由归口部门统一监管、审核，任何人不得以任何借口拒绝进行移交。

上海龙凤1314 shlf　　第十条项目安全处负责人按已完工程汇总整理后报公司安全保卫科，安全保卫科审核合格后交公司资料室管理人员分类存档。

上海龙凤1314 shlf　　第十一条各单位完工项目的安全资料必须由该项目安全处负责人整理，并在一个月内交单位安全保卫科审核移交资料室。

　　第十二条安全资料交接必须建立清单，材料齐全，由交接双方签字移交。

　　第三章安全档案资料的整理

　　第十三条单位资料管理人员应根据有关规定将不同类别的资料按期限、承建道路的等级归类整理、标注、编号存档。

　　第十四条项目安全处负责人应根据路面、路基、桥梁、隧道等施工面，安全侧重点和资料管理分类的要求，将安全资料分类装订存放，以利管理和移交存档。

上海龙凤1314 shlf　　第十五条凡从财务部门收集的安全投入复印凭证连同伤亡事故报表一并整理，编号存档。

　　第四章安全档案资料的'保管

　　第十六条存放的安全资料必须标志明显，排放整齐，方便查找利用。

　　第十七条安全资料在项目完工后存放年限按档案资料管理有关规定执行，超过存档期的资料，需销毁的必须上报公司领导和集团公司安全生产和设备动力部批准。

　　第十八条防止重要资料的缺损、丢失，一经发现及时予以修补，保证资料的完整性。

　　第五章安全档案资料的利用

　　第十九条积极了解各项目安全生产工作的实际需要，主动提供与项目施工相关的安全资料。

上海龙凤1314 shlf　　第二十条根据工程施工的需要，组织安全生产管理人员研究、讨论、改进安全生产管理工作。

　　第二十一条各单位、各项目在工程施工安全管理中有利于推广的安全管理资料报集团公司安全生产和设备动力部审核后有利于全集团公司推广使用。

　　第二十二条各级安全管理人员要积极探索安全生产管理经验，搜集总结有利用价值的安全资料为工程生产不断充实新的内容。

　　第六章安全档案资料管理的奖罚

上海龙凤1314 shlf　　第二十三条对于在安全生产过程中各种安全资料齐全，能够总结先进安全生产经验的安全管理人员予以奖励。

　　第二十四条对于只注重现场管理，忽视安全资料整理或安全管理无资料的人员给予处罚。

　　第二十五条安全资料管理奖罚按集团公司奖惩管理制度的有关规定执行。

　　第七章附则

　　第二十六条本制度由集团公司安全生产和设备动力部负责解释。

　　本制度自发布之日起施行。

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上海龙凤1314 shlf　　为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

　　本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

　　1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。

　　2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

上海龙凤1314 shlf　　3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。

上海龙凤1314 shlf　　4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

　　5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、资料归档的编制及编号

　　公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

　　1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母, SXK冠以编号之首。

上海龙凤1314 shlf　　2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。

　　3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。

上海龙凤1314 shlf　　4、公司文件、资料的`归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。

　　“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

　　“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。

　　“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

　　5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。

　　例如:将2010年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-2010-001-A

　　三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

　　1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。

　　2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

　　3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。

上海龙凤1314 shlf　　4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。

上海龙凤1314 shlf　　5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。

　　四、公司文件、资料的归档保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

　　2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

　　3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。

上海龙凤1314 shlf　　4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

　　五、公司文件、资料档案的销毁

　　1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

上海龙凤1314 shlf　　2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。

　　机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。

上海龙凤1314 shlf　　3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

　　4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

上海龙凤1314 shlf　　本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

　　本制度自签发人签字日起生效执行。

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上海龙凤1314 shlf　　加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的.检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

　　(一)管理内容：

　　1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

　　2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;

　　3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;

　　4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

上海龙凤1314 shlf　　5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

　　(二)管理措施：

上海龙凤1314 shlf　　1、制定档案制度，并严格执行;

上海龙凤1314 shlf　　2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;

　　3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;

上海龙凤1314 shlf　　4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

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　　1、档案资料实行一专业一柜管理制度,各专业要按照新标准认真做好本专业安全质量标准化各类软件资料的归档管理工作。

　　2、软件资料归档要按照新标准所列项目分项归档,如果一个档案盒放不下的可按序号放下一个档案盒,依次类推。

上海龙凤1314 shlf　　3、每个档案盒内要有本盒内所有内容汇总记录,放在盒内第一页。

　　4、每个档案柜内要有柜内所存内容汇总记录,放在本档案柜的第一层。

上海龙凤1314 shlf　　5、档案柜及档案盒要保持清洁、整齐、有序,有关人员借阅资料,必须登记并负责收回,出现资料丢失,要对软件负责人进行严肃处理。

上海龙凤1314 shlf　　6、档案管理工作必须认真细致、条目清晰、一目了然,对不负责任的有关责任人要进行严肃处理。

上海龙凤1314 shlf　　7、安全质量标准化办公室每周要对各专业的.软件资料的归档管理进行系统检查验收,对照标准缺项、不完善和需要更新的软件资料及时的督促各专业补全、完善和更新。

　　建筑档案资料管理制度 10

上海龙凤1314 shlf　　第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。

上海龙凤1314 shlf　　第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任

　　1、项目准备阶段

上海龙凤1314 shlf　　建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

上海龙凤1314 shlf　　2、项目施工阶段

　　项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的.。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

上海龙凤1314 shlf　　3、项目试运行阶段

　　试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

上海龙凤1314 shlf　　第三条、收集范围

　　1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。

　　2、项目文件归档范围和保管期限见附表1

上海龙凤1314 shlf　　第四条、收集时间

上海龙凤1314 shlf　　各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。

　　第五条、项目文件质量要求

　　1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。

　　2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

　　3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。

上海龙凤1314 shlf　　4、录音、录像文件应保证载体的有效性。